Privacy statement

1. Inleiding

Kids2b gaat zorgvuldig om met privacygegevens van haar klanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:
• Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• Kids2b heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
• Binnen Kids2b is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.

Inhoudsopgave

1 Inleiding
2 Inhoudsopgave
3 Gegevens Klanten
3.1 Doel van de gegevensverwerking
3.2 Gegevens die worden vastgelegd
3.3 Bewaren van persoonsgegevens
3.4 Uitwisselen klantgegevens met derden
4 Overige afspraken en richtlijnen
4.1 Inzage, controle en wijziging van gegevens
4.2 Beveiligen
4.3 Identificatie klant
4.4 Toegang van derden tot persoonsgegevens
4.5 Klachten
4.6 Autoriteit persoonsgegevens

3. Gegevens Klanten

In dit regelement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q. verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en die het contract met Kids2b heeft ondertekend. Hierbij gaat Kids2b ervan uit, dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder (niet zijnde contracthouder)
De ouder c.q. verzorger die geen contract heeft met Kids2b, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in afstemming met de contractouder.
3.1 Doel gegevensverwerking
Kids2b verzamelt alleen gegevens van klanten (ouders en kinderen) in het kader van de uitvoering van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:
• Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst.
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind.
• Het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen.
• Het aanvragen van subsidie/toelagen.
3.2 Gegevens die worden vastgelegd
Kids2b legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen de gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.
Inschrijving:
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en Kids2b voor het opvangen (dagopvang, buitenschoolse opvang, peuteropvang en gastouderopvang) van de kinderen van betreffende klanten.

Kind

  • Naam
  • Adresgegevens
  • BSN-kind
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Soort opvang
  • Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
  • Medische gegevens*

Ouders

  • Naam
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Telefoon (vast, mobiel, werk)
  • Werkgever aanwezig ja/nee
  • Email
  • BSN-ouders
  • Bankrekeningnummer ouders
  • IP-adres
  • Gegevens opleiding*
  • Geloofsovertuiging*
  • Inkomensgegevens*

*Alleen indien noodzakelijk en/of relevant voor een goede opvang van uw (kind(eren) en uitsluitend met uw toestemming
Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

3.3 Bewaren van persoonsgegevens

Kids2b bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen waarvoor uw gegevens worden verzameld te realiseren of dan vanuit een wettelijke verplichting noodzakelijk is.
Lees meer.

3.4 Uitwisselen van klantgegevens met derden

Kids2b biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Kids2b wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met bijvoorbeeld de Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, Scholen etc. Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:
• Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
o Een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang).
o Indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden.
o Op grond van een dringende gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daarvoor niet onevenredig geschaad wordt.
In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor duidelijk toestemming geeft.

Google analytics
We hebben een bewerkersovereenkomst afgesloten met Google. De gegevens die we in Google Analytics verzamelen worden geanonimiseerd en versleuteld. Het zogeheten ‘delen van gegevens’ met Google staat uit. Tot slot gebruiken wij de Analytics-cookies niet in combinatie met andere diensten van Google. Lees hier het privacy statement van Google.

Gravity Forms
Wij maken op onze website gebruik van Gravity Forms om uw gegevens te verzamelen in een formulier op de website. Deze gegevens worden bewaard op onze website. Meer informatie over het privacy beleid van Gravity Forms vindt u hier

4. Overige afspraken en richtlijnen

4.1 inzage, controle en wijziging van gegevens
Vanuit de AVG hebben klanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan een andere organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of persoonsgegevens die Kids2b met uw toestemming verwerkt of die bedoeld zijn om de overeenkomst
met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Kids2b over hen of hun kinderen verwerkt.
Daarnaast hebben klanten van Kids2b het recht om gegevens de corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als de klant niet langer toestemming wil geven aan Kids2b voor het gebruik van zijn/haar gegevens, Dit laatste is alleen mogelijk als Kids2b de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet persé sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Kids2b. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Kids2b. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Kids2b een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Kids2b wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom.
Kids2b zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Kids2b zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.
Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.
Klanten kunnen een verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ontvangen van gegevens indienen bij afdeling Plaatsing via info@kids2b.nl of via het contactformulier op onze website Contactformulier | Kids2b

4.2 Beveiligen
Kids2b neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van Kids2b maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Als u toch de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als u meer wilt weten over de beveiliging van door Kids2b verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met Kids2b, dit kan telefonisch of via het contactformulier op onze website Contactformulier | Kids2b

4.3 Identificatie klant
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogische medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin een pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest. (Opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren.

Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders.
Vanuit de overheid dienen wij het BSN-nummer van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intakegesprek controleren de pedagogisch medewerkers of teamleider de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN-nummer is verstrekt

4.4 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Binnen Kids2b kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD-inspecteur, de interne auditoren en de accountant. Deze personen betrachten vanuit hun functie geheimhouding.

4.5 klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de klachtenprocedure van Kids2b geuit worden. De klachtprocedure is te vinden op de website van Kids2b.

4.6 Autoriteit persoonsgegevens
Klanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.